Googleドライブでファイルを渡すときの共有権限と、開けない原因

特定の相手との共有とリンク共有の使い分け

ファイルを渡すときは、あらかじめ渡したい相手が決まっているかどうかで「特定のユーザーまたはグループとの共有」と「一般的なアクセス（リンクで共有）」を使い分けます。家族や友人、特定の仕事相手など人数が限られている場合は、相手のアカウントを指定する方法が適しています。Googleドライブアプリでファイル名またはフォルダ名の横にあるその他アイコンをタップし、[共有]から相手のメールアドレスやGoogleグループを入力して送信します。

共有した相手へメールで知らせるかどうかは、［通知］のオン・オフで切り替えられます。複数のファイルをまとめて渡したい場合は、対象をまとめたフォルダごと共有する方法もあります。ただし、フォルダ全体に同じ権限が及ぶため、相手に見せないファイルを混ぜないようにします。

一方、人数が多い場合や相手のメールアドレスを把握していない場合は、その他アイコンの[アクセスを管理]から[一般的なアクセス]にある[変更]をタップしてリンクの設定を行います。アクセス範囲は、権限を付与された人だけが開ける「制限付き」と、URLを知っているインターネット上の全員がGoogleアカウントへログインせずに閲覧できる「リンクを知っている全員」から選びます。

「リンクを知っている全員」は受け取る側のログインが不要な反面、URLが第三者に転送されると意図しない相手にも中身を見られる点に注意が必要です。ログインせずに開いたユーザーは画面上に匿名の動物アイコンとして表示されます。なお、職場や学校から付与されたアカウントを使っている場合は、組織の管理者によって外部とのリンク共有が制限されていることがあります。

• 渡す相手が決まっている場合：メールアドレスやGoogleグループで共有し、一般的なアクセスは「制限付き」のままにする
• ログイン不要で広く閲覧させたい場合：一般的なアクセスを「リンクを知っている全員」に変更する

権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）の選び方

共有する相手には、そのファイルやフォルダに対してどこまで操作を許すかを3つの役割から割り当てます。確認用に見せるだけなのか、感想や修正箇所を書き込んでもらうのか、中身を直接作り変えてもらうのかによって使い分けることが大切です。

たとえば確定済みの案内資料を見せるだけなら[閲覧者]、原稿のチェックや意見を求めるなら[閲覧者（コメント可）]、共同で書類を作成・整理するなら[編集者]が向いています。[編集者]はフォルダ内のファイル削除や他者への再共有も行えるため、付与する相手は慎重に判断してください。

渡したあとに共有を止めたり相手を確認したりしたい場合は、アイテム横のその他アイコンから[アクセスを管理]を開きます。ファイルのオーナーと現在の共有相手が表示されるため、共有を停止したいユーザーの名前をタップして[削除]を選択すればアクセスを取り消せます。

• [閲覧者]：ファイルや共有フォルダ内の全ファイルを閲覧できるが、内容の変更、コメント追加、アイテムの共有はできない
• [閲覧者（コメント可）]：ファイルへのコメントや提案ができるが、内容の変更はできない。共有フォルダではフォルダ構造の変更や共有も不可
• [編集者]：ファイルの変更や提案の承認・拒否、コメント追加ができる。共有フォルダでは全ファイルの閲覧・編集・削除・移動・新規追加が可能で、標準の設定では権限変更や他者への共有も行える

フォルダ共有で権限が継承される仕組みと例外の作り方

フォルダごとファイルを渡す場合に押さえておきたいのが、アクセス権の「継承」という仕組みです。Googleドライブでフォルダを共有すると、そのフォルダの中に入っているすべてのファイルとサブフォルダに、親フォルダと同じ共有権限が自動的に引き継がれます。

この仕組み上、フォルダ内の特定のファイルに対して、親フォルダに設定されたアクセス権よりも低い権限を設定することはできません。仮に、ある相手をフォルダの[編集者]に設定している場合、そのフォルダ内にある1つのファイルだけその相手を[閲覧者]に引き下げることはできず、ファイル側で権限を下げようとするとフォルダ全体の権限を変更するよう求められます。

そのため、フォルダの中で特定のファイルだけアクセスを厳しく制限したいときは、次のいずれかの方法でフォルダから切り離して管理します。

ファイルを別のフォルダへ移動すると、元のフォルダを見ていた相手がファイルを見つけにくくなることがあります。移動後も元の場所からたどれるようにしておきたい場合は、元のフォルダ内にそのファイルへのショートカットを作成しておくと、アクセス権限の分離を保ったまま場所を案内できます。

• 自身が所有する別のフォルダまたは新しいフォルダへファイルを移動し、そこで共有設定を管理する
• 専用のアクセス制限付きフォルダへ対象のファイルを移動する

「アクセス権が必要です」と開けない原因と対処法

共有した相手から「アクセス権が必要です」と表示されてファイルを開けないと連絡が来ることがあります。ファイルが「制限付き」になっている状態で開けない場合、まずGoogleアカウントのログイン状態や、共有先アカウントと一致しているかを確認します。

まず、非公開のファイルを開くにはGoogleアカウントへのログインが必須です。さらに、Androidスマートフォンに仕事用と個人用など複数のGoogleアカウントを登録している場合、ファイルが共有されたアドレスとは別のアカウントでアプリが開かれていることがよくあります。そのほか、オーナーが相手のアカウントや参加しているGoogleグループへ直接共有できていない場合や、仕事用・学校用のアカウントで組織側の制限がかかっている場合も閲覧できません。

なお、Android端末に対応するアプリが入っていなくても、ファイル自体はインターネットブラウザで開くことができます。ただし、スマートフォン上でファイルを直接編集したい場合は、Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドといった対応アプリをインストールしておく必要があります。

受け取る側でアカウント違いを確認するには、Google ドライブやドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかのアプリを開き、画面右上のプロフィール写真またはアカウント画像をタップします。表示された一覧から共有先の正しいアカウントを選ぶか、登録されていない場合は[別のアカウントを追加]からログインし直してください。

正しいアカウントに切り替えても開けないときは、ファイルを開いた画面で[アクセス権をリクエスト]をタップします。オーナーにリクエストのメールが送信され、承認されるとリクエストしたアカウント宛にリンク付きのメールが届きます。渡す側としては、リクエストメールが届いた際に内容を確認して承認するか、共有したいファイルの[共有]メニューから相手の正しいアカウントを直接追加することで解決できます。

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